De Algemene Ledenvergadering is het hoogste orgaan van de VvE. Een goed georganiseerde ALV voorkomt conflicten en zorgt voor gedragen besluiten.
Wanneer een ALV houden?
Iedere VvE is wettelijk verplicht om minimaal een keer per jaar een ALV te houden. In deze vergadering worden in ieder geval besproken: - De jaarrekening van het afgelopen jaar - De begroting voor het komende jaar - De hoogte van de maandelijkse VvE-bijdrage - Benoeming of herbenoeming van het bestuur
Daarnaast kunt u een extra (buitengewone) ALV bijeenroepen als dat nodig is — bijvoorbeeld voor een groot onderhoudsbesluit.
8 weken van tevoren: Planning
- Kies een datum en locatie. Kies een avond in de werkweek (dinsdag of woensdag werkt vaak goed). De locatie kan de gemeenschappelijke ruimte zijn, of een gehuurde zaal als het complex groot is.
- Stel de concept-agenda op. Standaard agendapunten zijn: opening, vaststelling notulen vorige ALV, jaarrekening, begroting, onderhoud, rondvraag en sluiting.
4 weken van tevoren: Uitnodiging
Stuur een schriftelijke uitnodiging naar alle eigenaren. Wettelijk moet dit minimaal 15 dagen van tevoren, maar 4 weken is gebruikelijk en geeft meer ruimte. De uitnodiging bevat: - Datum, tijd en locatie - De volledige agenda - Relevante bijlagen (jaarrekening, begroting, offertes) - Een volmachtformulier voor eigenaren die niet aanwezig kunnen zijn
1 week van tevoren: Voorbereiding
- Bereid de stukken voor die u wilt presenteren
- Check de presentielijst — u heeft een quorum nodig. Bij de meeste modelreglementen is dat de helft van het totaal aantal stemmen.
- Regel praktische zaken: stoelen, beamer/scherm, koffie/thee, stembriefjes indien nodig
De vergadering zelf
Opening De voorzitter opent de vergadering, stelt het quorum vast en laat de presentielijst tekenen. Als het quorum niet gehaald wordt, moet u een tweede vergadering uitschrijven — daarin is geen quorum vereist.
Notulen vorige vergadering Laat de notulen van de vorige ALV vaststellen. Eigenaren kunnen correcties voorstellen.
Jaarrekening en begroting De penningmeester presenteert de financiele stukken. Geef ruimte voor vragen. De vergadering stemt over goedkeuring (decharge).
Overige agendapunten Behandel per punt: uitleg, discussie, stemming. Noteer alle besluiten nauwkeurig.
Rondvraag en sluiting Geef ruimte voor vragen die niet op de agenda stonden. Sluit de vergadering en bedank de aanwezigen.
Na de vergadering
- Stel de notulen op binnen 2 weken en stuur ze naar alle eigenaren (ook de afwezigen)
- Voer besluiten uit — wijs actiepunten toe met een deadline
- Bewaar alle stukken in het documentenarchief van de VvE
Digitaal vergaderen
Sinds de coronapandemie is digitaal vergaderen gangbaarder geworden. De wet staat dit toe als de splitsingsakte of het HR dit niet verbiedt. Bij digitaal vergaderen gelden dezelfde regels voor quorum, stemming en notulen.
Tip: gebruik een combinatie van fysiek en digitaal (hybride vergadering). Dit verhoogt de opkomst aanzienlijk, vooral bij VvE's waar eigenaren niet in het complex wonen.